[Bezeichnung der Auslandsvertretung]
Leiter der Visumsstelle
Leiter der Rechts- und Konsularabteilung

Sehr geehrte Damen und Herren,

am Vormittag des XXX 2008 hat unsere Bekannte, Frau S., am Schalter X der Visumsstelle vorgesprochen, um einen Antrag auf ein Besuchsvisum aus familiärem Anlass einzureichen. Frau S. schilderte ihrer in Deutschland lebenden Tochter, von der Ortskraft ausgesprochen unwirsch behandelt worden zu sein, laut schreiend usw. Man habe sie völlig eingeschüchtert (Das geht ja leicht als Natschalnik gegenüber einer älteren ehemaligen Sowjetbürgerin, die sind ein selbstbewusstes Auftreten gegenüber Behörden nun mal nicht gewohnt). Frau S. wollte ein "unechtes Jahresvisum" beantragen und dies wurde bereits von der Ortskraft verneint, sie könne machen was sie wolle, so etwas bekäme sie nicht. Meines Wissens hat darüber ein Entsandter und nicht eine Ortskraft am Schalter zu befinden. Diese Ortskraft hat sich außerdem geweigert, von Frau S. Dokumente entgegen zu nehmen, mit welchen sie die Pflegebedürftigkeit ihres Ehegatten nachweisen wollte, welche es ihr zusätzlich zu der großen Entfernung erschwert, jedes mal persönlich [in der Auslandsvertretung] vorzusprechen.

Der Fall stellt sich wie folgt dar: Frau S. besucht seit etwa zehn Jahren regelmäßig jedes Jahr für ein paar Wochen ihre beiden in Deutschland lebenden Töchter, Frau F., geb. S., Geburtsdatum XXX, wohnhaft XXX in München, Staatsangehörige der Russischen Föderation, sowie Frau R., geb. S., Geburtsdatum XXX, wohnhaft XXX, Staatsangehörige der Bundesrepublik Deutschland, und deren Kinder, also ihre Enkelkinder. Frau F., die die Patentante meiner Tochter XXX ist, hat mich gebeten, Ihnen wegen der Behandlung ihrer Mutter im Visumsverfahren zu schreiben. Bei den unzähligen Besuchen von Frau S. in Deutschland hat es keinerlei Anlass zu Beanstandungen gegeben. All das sollte sich aus dem Visumsantrag, den eingereichten Einladungen (Verpflichtungserklärungen) und [der Auslandsvertretung] aus früheren Verfahren vorliegenden Informationen unschwer ergeben.

Frau S. sind daher nicht nur die im Visumserleichterungsabkommen vorgesehenen Vergünstigungen zu gewähren, sondern sie ist gemäß dem entsprechenden Kapitel des Visahandbuchs als enge Angehörige einer Deutschen als Bona-fide-Antragstellerin zu behandeln. Es sollte [der Auslandsvertretung] daher unschwer möglich sein, ihr ein Visum für mehrere Einreisen und einer Geltungsdauer von mindestens einem Jahr zu erteilen. Meines Erachtens rechtfertigen die besonderen Umstände, die relativ große Entfernung von ihrem Wohnsitz und die Pflegebedürftigkeit des Ehegatten, ihr auch ein Visum für mehrere Jahre zu erteilen. Sie muss für jeden Tag ihrer Abwesenheit eine Pflegekraft organisieren, diese Tage möchte sie dann bei ihren Kindern und Enkeln verbringen und kann nicht noch mehrere Tage in [Stadt] mit der Visumsbeschaffung verbringen. Im Visumshandbuch wird übrigens auch darauf hingewiesen, dass die Visumsstellen geeigneten Antragstellern wie Frau S. von sich aus Jahresvisa anbieten sollen und sie diesbezüglich beraten sollen. Ich möchte Sie deshalb herzlich bitten, die Ortskräfte [der Auslandsvertretung] entsprechend anzuweisen.

Weiterhin möchte ich [die Auslandsvertretung] bitten, Frau S. aufgrund ihrer Bona-fide-Eigenschaft und ihrer erwiesenen Zuverlässigkeit künftig persönliche Vorsprachen zur Visumsbeantragung zu ersparen. Auf die entsprechenden Bestimmungen der GKI (Teil III Ziff. 4 etc.) muss ich Sie sicher nicht eigens hinweisen. Über die richtige Anwendung dieser Bestimmungen der GKI in Zusammenhang mit Besuchsaufenthalten von engen Familienangehörigen (Mehrjahresvisa, Befreiung von der persönl. Vorsprache etc.) hat sich die zuständige Generaldirektion Justiz, Freiheit und Sicherheit der Europäischen Kommission bereits am 30 Juni 2006 mit einem Schreiben an den Ständigen Vertreter der Bundesrepublik Deutschland bei der Europäischen Union ausführlich geäußert. Ich habe Ihnen dieses Schreiben, das Sie sicher interessieren dürfte, angehängt.

Frau S. hat den Termin zur Passabholung am kommenden Mittwoch. Ich möchte Sie deshalb bitten, mir oder Frau F. (siehe cc) spätestens im Laufe des kommenden Montags Bescheid zu geben, ob von Seiten [der Auslandsvertretung] wider Erwarten noch Schwierigkeiten hinsichtlich der Erteilung eines Jahres- oder Mehrjahresvisums bestehen. Meines Wissens sollten Ihnen unbefristete Verpflichtungserklärungen von Frau F. und ihrer Schwester vorliegen, welche beide über ausreichendes Einkommen verfügen, sowie eine Krankenversicherung für den jetzt konkret geplanten Aufenthalt. Über eine rasche und positive Nachricht würden wir uns sehr freuen.

Für Ihr diesbezügliches Entgegenkommen danke ich Ihnen schon jetzt im Namen der Familie S./F. Für Rückfragen stehen Ihnen Frau F. (Tel) oder ich gern zur Verfügung

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Sehr geehrter Herr G.,

einleitend möchte ich Ihnen bezugnehmend auf Ihre mail vom 15.08.2008 versichern, dass derartige Eingaben hier sehr ernst genommen werden. Auch sind die Mitarbeiter der Visastelle aufgerufen, allen Antragstellern gegenüber höflich und korrekt aufzutreten.

Ich kann jedoch nach einer Untersuchung der von Ihnen geschilderten Umstände, keinerlei Versäumnisse seitens [der Auslandsvertretung] erkennen:

1. Frau S. hat ein gebührenfreies Visum gem. Visaerleichterungsabkommen erhalten, nachdem sie hierfür die notwendigen Unterlagen vorlegte.
2. Frau S. hat keinerlei Unterlagen, so insbesondere nicht das von Ihnen beigefügte Schreiben ihrer Tochter vorgelegt, aus der ihre Bitte um ein Jahresvisum hervorgeht; vielmehr hat sie im Antrag deutlich zu erkennen gegeben, dass sie lediglich eine Einreise wünscht;
3. Frau S. hat lediglich - wie in den vergangenen Jahren auch - einen Besuchsaufenthalt von 17 Tagen beantragt; dieses ist bereits erteilt worden und liegt seit 14.08. zur Abholung bereit;
4. Bei einer Beantragung am Mittwoch dem 13.8. ist Frau S. niemals ein Termin zur Abholung eine Woche später genannt worden; [die Auslandsvertretung] hat eine Bearbeitungszeit von max. 2-3 Arbeitstagen; für die Abholung ist keine persönliche Vorsprache erforderlich;
5. Frau S. hat keinerlei Nachweise über die Pflegebedürftigkeit ihres Mannes vorgelegt; selbst wenn sie diese Unterlagen vorgelegt hätte wären sie entbehrlich gewesen, da siehe 4. und 6.
6. Eine persönliche Vorsprache von Frau S. wäre nicht erforderlich gewesen. Antragsteller, die in den vergangenen zwei Jahren zwei Schengenvisa hatten und diese rechtmäßig genutzt haben, sind von der persönlichen Vorsprache befreit. Diese Information hätte sie im Rahmen der Terminvergabe erfragen können;
7. [Die Auslandsvertretung] hat ein Terminvergabesystem; Ihre Angaben, Frau S. müsse mehrere Tage in [Stadt] mit der Visumbeschaffung verbringen entspricht nicht den örtlichen Gegebenheiten;

Mit freundlichen Grüßen,

[Name, Titel, Position: Leitung Visastelle]
[Auslandsvertretung]

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[Anrede],

haben Sie herzlichen Dank für Ihre schnelle Reaktion. Ich weiß, dass Sie und Ihre Kollegen derartige Hinweise sehr Ernst nehmen, deshalb habe ich Ihnen die Schilderungen wiedergeben. Der Schalterbeamte hätte gemäß Weisung die mündlich vorgetragene Bitte nach einem Jahresvisum ernst nehmen und Frau S. diesbezüglich beraten müssen, ggf. die Einträge im Antrag ändern müssen. Damit haben viele Antragsteller Probleme, weil das Antragsformular nicht recht dafür passt und die Leute gar nicht wissen, was sie dort eintragen sollen, um ein Mehrjahresvisum zu bekommen. (Es gibt auch genügend Leute im Auswärtigen Dienst, die z.B. Geltungs- und Nutzungsdauer nicht auseinander halten können -- das ist ja auch kompliziert.)

Frau S. hat die Daten der konkret geplanten Reise angeben -- sie traut sich wohl einfach nicht, dort etwas anderes einzutragen. Das hindert [die Auslandsvertretung] jedoch nicht, über den Antrag hinausgehen und ein Jahres- oder Mehrjahresvisum erteilen. Für eine diesbezügliche Änderung wäre auch noch Zeit, da Frau S. den Pass ja erst am Mittwoch abholen kommen wird. Es wäre also sehr freundlich, wenn Sie dies aufgrund meiner Hinweise tun könnten. Wie gesagt ist ihr Mann durch einen Schlaganfall seit vier Jahren ans Bett gefesselt und die Visumsbeschaffung (trotz all Ihrer anerkannten Bemühungen) für sie recht beschwerlich.

Für Ihr diesbezügliches Entgegenkommen bedanke ich mich im Namen der Familie S. Mit freundlichen Grüßen
T. G.

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[Anrede],

danke auch für diese schnelle Reaktion. Das mit dem Antrag verstehe ich. Die Entscheider dürfen aber hinsichtlich Geltungsdauer und Zahl der Einreisen über den Antrag hinausgehen, daran wird Sie keiner hindern -- und sich sicher auch niemand darüber beschweren. Aber wie dem auch sei entnehme ich Ihren Zeilen, dass Sie Frau S. entgegen zu kommen beabsichtigen und danke Ihnen dafür. Wenn es hilfreich sein sollte, kann ich für Frau S. einen elektronischen Antrag ausfüllen und Ihnen das als PDF übermitteln, sodass Sie ihr einen unterschriftsreifen Antrag mit den für ein Mehrfachvisum richtigen Einträgen gleich vorlegen können. Eventuell spart das ja Zeit und neuerliche Dateneingaben.

Die relativ lange Dauer zwischen Antragstellung und Abholung ist ausdrücklich nicht der Arbeit der Visumsstelle geschuldet -- sie arbeiten wirklich schnell, das bestreitet keiner. Das liegt vielmehr an dem Umstand, dass Frau S. wegen der Erkrankung ihres Mannes nicht in [Stadt] übernachten kann. Sie muss immer am selben Tag noch nach Hause zurück, sodass der Abholtermin eine Woche später tatsächlich ihrem Wunsch entsprach. Diesbezüglich gab und gibt es also keinerlei Beschwerden, auch in meiner ersten Mail nicht.

Nochmals herzlichen Dank und mit freundlichen Grüßen

T.G.

Sehr geehrter Herr G.,

es bedarf keines erneuten Antrages, weder als PDF noch als Visa extern. Wir werden die Angelegenheit mit der Antragstellerin Frau S. und nur mit ihr bei Vorsprache aufnehmen.

Sicherlich würde es aber die Antragstellung erleichtern, wenn Sie das nächste Mal den Antrag per Visa extern ausfüllen; dann gibt es keine Verzögerungen am Schalter mit nicht vollständig ausgefüllten Anträgen und/oder Angst haben, einen längeren Zeitraum einzutragen. Letzteres ist im übrigen leider nicht nachvollziehbar, denn die Zeiten sind längst vorbei !!

Mit freundlichen Grüßen,
[Name]

Sehr geehrter Herr G.,

Frau S. hat soeben - außerhalb der Öffnungszeiten für die Passrückgabe - hier vorgesprochen. Sie hat sich für ihre "falschen" bzw. unvollständigen Angaben und Dokumentation sowie den daraus resultierenden "Verwirrungen" entschuldigt. Sie hat nun den Antrag geändert. Ich freue mich Ihnen mitteilen zu können, dass wir ihr nunmehr ein 2-Jahresvisum erteilt haben. Das Visum für die 16 Tage haben wir annulliert.

Mit freundlichen Grüßen,
[Name]

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Anmerkungen: Die Darstellungen der Visumsstelle sind falsch, man hat sich gegenüber Frau S. so schlecht benommen, wie geschildert. Der Frau wurden dann auch rechtswidrig 35 Euro abgeknöpft mit der Begründung, sie hätte ja schon ein kostenloses Visum (für 16 Tage) bekommen. Sie muss aber aufgrund des Abkommens JEDES Visum für Besuche bei ihrern Töchtern kostenlos bekommen.

Mir wurde berichtet, dass eine weitere Frau in ähnlicher Situation ein Jahresvisum bekommen konnte, nachdem sie das von mir für Frau S. erstellte Einladungsschreiben verwendet hat und in der Visumstelle ganz hartnäckig darauf bestanden hat: "Ich weiß, dass ich das nach dem Gesetz bekommen muss, und werde nicht eher gehen, bis Sie mir das Jahresvisum geben!" Richtig so! Und hinterher eine kräftige Beschwerde ans Auswärtige Amt, dass die Visumstelle das Abkommen nicht einhält.

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